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Molto spesso il motivo del ritardo nell'evasione di un pratica è causata dalla sospensione del procedimento con la richiesta di correzioni dovuta a imperfezioni nella domanda o denuncia. E molto spesso le imperfezioni sono causate da errori facilmente risolvibili.
Di seguito si elencano gli errori rilevati con maggiore frequenza in sede di istruttoria delle pratiche e la soluzione relativa.

Errore Descrizione Soluzione
ASSOLVIMENTO IMPOSTA DI BOLLO

Esiste discordanza tra le diciture apposte:

  • nell’atto,
  • nella distinta di presentazione 
  • in fase di spedizione con protocollo automatico

L'assolvimento virtuale dell'imposta richiede l'apposizione di diciture ad hoc. Controllare che le indicazioni dell’assolvimento dell’imposta di bollo (o dell’esenzione) sull’atto, sulla distinta e nella finestra di spedizione telematica (applet) coincidano. Utilizzare come segue i codici di assolvimento:

  • N - istanza esente dall'imposta
  • O - bollo assolto all'origine; il mittente si impegna a corrispondere l'imposta direttamente all'Agenzia delle Entrate, il Registro delle Imprese non la riscuote. In questo caso si devono indicare gli estremi della comunicazione di autoliquidazione dell'imposta all'Agenzia delle Entrate
  • E - bollo assolto in entrata: l'imposta è corrisposta al Registro Imprese, che la versa all'Agenzia delle Entrate. In questo caso si devono indicare gli estremi dell'autorizzazione della Camera di Commercio
PROCURA SPECIALE
  1. È compilato ed allegato alla pratica il "vecchio" modello di procura speciale (modello Unioncamere), ormai "fuori corso", e non quello previsto dalla Circolare Ministeriale n. 3616/C del 15/02/2008.
  2. La copia del documento di riconoscimento del firmatario è allegata all'interno nello stesso file del modello di procura
  1. Utilizzare soltanto i modelli di procura speciale disponibili sul sito www.pe.camcom.it
  2. Inserire il documento di riconoscimento scansionato in un file diverso da quello che contiene il modello di procura. Al documento di riconoscimento deve essere associato il codice tipo documento E20
FORMATO PDF/A Non viene utilizzato il formato PDF/A per gli atti allegati alla pratica da depositare Tutti i file allegati alla pratica devono essere in formato PDF/A. Verificare che, nella procedura di creazione dei documenti elettronici da allegare, il programma informatico utilizzato sia configurato per la generazione del formato PDF/A.
 
FIRMA DELL'INTERMEDIARIO La distinta o documenti allegati sono firmati digitalmente soltanto dall'intermediario. Manca la firma del soggetto obbligato o legittimato. L’intermediario deve apporre la sua firma digitale solo sul file della distinta, in aggiunta a quella del soggetto legittimato o obbligato (es: amministratore, procuratore speciale, professionista incaricato) che appare quale firmatario della pratica (il "sottoscritto" della distinta). 
FIRMA DIGITALE DEGLI ALLEGATI Gli allegati alla pratica non sono firmati digitalmente Apporre la firma digitale su tutti i file che compongono la pratica (compresi gli allegati)
ERRORI DOVUTI ALLA LAVORAZIONE IN SERIE DELLE PRATICHE

Nel predisporre un numero rilevante di pratiche tutte simili (tipicamente, nel caso del deposito annuale dei bilanci), spesso il file che contiene il testo di un atto funge da modello per quello successivo; può così avvenire che parti del contenuto di un determinato atto rimangano, perché non puntualmente corrette, nel testo dell'atto che si sta redigendo. Esempi tipici di questa categoria di errore sono:

  • allegazione dei documenti di bilancio relativi ad una società diversa da quella cui è intestata la pratica;
  • verbale di approvazione del bilancio intestato ad un'altra società, o riferito all'esercizio chiuso il 31 dicembre di due anni prima;
  • data dell'atto erronea;
  • erronea identità dei presenti.
Possibilmente usare, come modello, documenti informatici che contengano la traccia degli atti senza dati anagrafici di alcun tipo (ad esempio, lasciando vuoti gli spazi che devono riportare tali dati), in modo da vincolarne la redazione. In caso contrario, prestare la massima attenzione alla rilettura degli atti, dopo la loro redazione.
DISCORDANZA DATE Viene indicata sulla distinta e/o nel riepilogo una data diversa da quella risultante dall'atto allegato (es. verbale di approvazione del bilancio riporta una data diversa da quella indicata sul modello B)

 Prestare attenzione all'esattezza delle date. In particolare:

  • verificare la corretta indicazione delle date sui documenti
  • accertare la corrispondenza delle date indicate sui documenti con quelle riportate nei modelli presenti nella pratica
DATA DEL TRASFERIMENTO DI QUOTE DI SRL NON NOTARILE Non viene indicata come data dell'atto quella della marcatura temporale (ma ad esempio, quella del giorno in cui è raggiunto l'accordo) Per gli atti di cessione di quote di SRL stipulati in forma elettronica e trasmessi a cura del commercialista, la data dell'atto da indicare nei modelli di domanda è quella in cui viene apposta la marcatura temporale.
 ELENCO SOCI
  • In sede di deposito del bilancio delle S.r.l viene allegato l’intercalare S. 
  • In sede di deposito del bilancio delle S.p.A. tale intercalare non viene allegato.
A seguito delle novità normative del 2009, non è più previsto il deposito dell'elenco dei soci delle S.r.l.

L'adempimento resta obbligatorio per le S.p.A., per cui il modello IntS deve necessariamente essere allegato al deposito del bilancio delle società per azioni (fatta naturalmente salva l'ipotesi di esonero per invarianza della compagine sociale, la cosiddetta "riconferma").
ISCRIZIONE ALL'ALBO DELLE SOCIETÀ COOPERATIVE - MODELLO C17

In sede di deposito del bilancio di società cooperativa, il modello c17:

  • non è allegato
  • è allegato in versione non aggiornata
  • è allegato in forma di immagine digitale acquisita mediante scanner
Il modello C17 è un documento elettronico in formato elaborabile, che deve pertanto essere compilato, firmato digitalmente e depositato nell'ultima versione elettronica disponibile (quella che garantisce la presenza dei codici informatici idonei per il successivo trattamento automatizzato), senza che si verifichi alcun passaggio intermedio attraverso la carta (del tipo stampa - firma autografa - scansione).

Utilizzare sistematicamente il modello C17 nell'ultima versione scaricabile dai siti http://www.sviluppoeconomico.gov.it e http://telemaco.infocamere.it (sezione "invio pratiche e bilanci" - "download software")
DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ ALL'ORIGINALE DEI DOCUMENTI DEPOSITATI  Nell’atto allegato alla pratica non viene riportata la dichiarazione di conformità all’originale conservato presso la società In calce all’atto occorre aggiungere la dichiarazione di conformità (vedere le NOTE GENERALI delle Istruzioni per l’iscrizione e il deposito degli atti nel Registro delle Imprese) presente sul sito www.pe.camcom.it).
DICHIARAZIONE DEL PROFESSIONISTA INCARICATO Nella distinta manca la dichiarazione del Professionista incaricato alla presentazione della pratica riguardo alla propria iscrizione all’Albo.

Nel modulo “Note” della pratica, il professionista incaricato deve inserire la dichiarazione in ordine:

  • all'incarico ricevuto dal soggetto obbligato per legge all'adempimento pubblicitario
  • alla propria iscrizione all’Albo professionale.
  • All’insussistenza di cause ostative

Ulteriori precisazioni nelle NOTE GENERALI delle Istruzioni per l’iscrizione e il deposito degli atti nel Registro delle Imprese presente sul sito www.pe.camcom.it).

REGISTRAZIONE DELL'ATTO CHE DISPONE ASSEGNAZIONE DI BENI AI SOCI
Il verbale di approvazione del bilancio di esercizio, nel quale si delibera anche l’assegnazione di utili ai soci, non riporta gli estremi di registrazione all’Agenzia delle Entrate (non è stato registrato).

Il bilancio finale di liquidazione, nel quale si preveda una assegnazione di beni, non riporta gli estremi di registrazione all’Agenzia delle Entrate (non è stato registrato).
Secondo l'art. 4 della tariffa dell'imposta di registro, sono soggetti all'imposta gli atti che dispongono assegnazioni di beni ai soci. Rientrano in questa nozione anche tutte le assegnazioni eseguite in sede di liquidazione, anche quando non sono neppure sufficienti a pareggiare il conferimento del socio. L'eventuale adozione del regime della trasparenza fiscale sulle somme distribuite non esime dall'obbligo di registrazione dell'atto dispositivo.

Sia il verbale di approvazione del bilancio di esercizio con distribuzione di utili, sia il bilancio finale di liquidazione che chiuda con un attivo anche minimo devono essere portati all’Agenzia delle Entrate per la registrazione, prima della presentazione al Registro Imprese di una copia, integrata con gli estremi di registrazione, o corredata da dichiarazione attestante che l'atto è stato presentato all'Agenzia delle Entrate per la registrazione.
FIRMATARIO DELLA PRATICA TELEMATICA Il soggetto obbligato, o legittimato, alla presentazione della pratica, che risulta nell’intestazione della distinta, è diverso dal soggetto che firma digitalmente la pratica (es. la distinta di presentazione è intestata all’amministratore, mentre la pratica è firmata digitalmente dal procuratore speciale, o viceversa). Prima di spedire la pratica, assicurarsi che colui che materialmente sottoscrive con firma digitale la pratica, in qualità di soggetto legittimato a richiedere l'esecuzione della formalità pubblicitaria (quindi, non come semplice intermediario, ma - ad esempio - come amministratore, professionista incaricato, procuratore speciale) sia la persona indicata nel campo “il sottoscritto” della distinta di presentazione. La pratica può contenere più di una firma digitale, ma non può mai mancare quella della persona indicata come "il sottoscritto".
DESCRIZIONE GENERICA DELL'ATTIVITÀ ECONOMICA

L’attività economica di cui si denuncia l'avvio è definita in modo generico. Esempi tipici di questo tipo di errore sono le denunce che riportano l'inizio delle attività di:

  • commercio al dettaglio di "prodotti non alimentari"
  • commercio al dettaglio di "altri" prodotti
  • "commercio"
  • servizi alle imprese

oppure quelle in cui la definizione di attività è ricavata trascrivendo testualmente

  • l'oggetto sociale quale risulta dall'atto costitutivo, spesso formulato in modo volutamente ampio;
  • la declaratoria del codice statistico abbinato alla iscrizione IVA presso l'Agenzia delle Entrate;

In entrambi questi casi, nel denunciare l'attività bisogna fare riferimento all’attività effettivamente e concretamente iniziata.

L'attività deve essere descritta in modo dettagliato. La finalità è di rendere possibile la determinazione univoca della classe di prodotti o servizi offerta dall'impresa. In particolare, per essere completa, la definizione deve comprendere:

  • il tipo di attività (ad esempio produzione, manutenzione, riparazione, installazione, noleggio, commercio al minuto, commercio all’ingrosso, ecc.)
  • le categorie dei prodotti e dei servizi trattati (alimentari, mobili, abbigliamento, ecc.)
  • le tipologie dei servizi effettivamente svolti
DATA INIZIO ATTIVITÀ
  1. La data di inizio attività dichiarata è futura
  2. Per le attività sottoposte ad autorizzazione o abilitazione, la data di inizio attività dichiarata è anteriore rispetto alla data in cui sono stati soddisfatti i requisiti di esercizio
  3. Nel caso di costituzione di impresa senza immediato avvio di attività economica (possibilità ammessa anche per le imprese individuali, analogamente a quanto già accadeva per le società, a seguito dell’entrata in vigore della procedura di Comunicazione unica) viene compilato, oltre al riquadro 10 del modello I1, anche il riquadro 8 portante la data inizio attività
  1. Non è consentita la dichiarazione di una data di inizio attività futura.
  2. La pratica di inizio attività è ricevibile solo se, alla data di avvio dichiarata, l'impresa si può considerare abilitata all'esercizio. L'abilitazione può dipendere, secondo i casi, dal semplice possesso di requisiti personali, dall'ottenimento di provvedimenti amministrativi (autorizzazioni, licenze, iscrizioni), dall'esecuzione di adempimenti preventivi (dichiarazioni o comunicazioni di inizio attività, art. 19 legge 241/1990)..

Il possesso dei requisiti di esercizio deve risultare dagli opportuni documenti giustificativi (ad esempio, il modello COM nel caso del commercio al dettaglio, o la ricevuta di presentazione nel caso della dichiarazione di inizio attività ai sensi dell'art. 19 della legge 241/1990), ovvero da equivalente dichiarazione del firmatario della pratica, nell'apposito riquadro del modello di domanda o denuncia.

3. Rinviare la pratica omettendo la compilazione del riquadro 8. Nel riquadro 10 andrà riportata la descrizione dell’attività che si intende svolgere seguita da “impresa inattiva”

RIEPILOGO ELEMENTI COSTITUENTI LA PRATICA
  1. Nell’indicizzazione degli allegati si usa il codice tipo documento 99-ALTRO DOCUMENTO senza descrivere di quale documento si tratta, oppure non viene scelto il codice tipo documento previsto, es. R05 – RELAZIONE DI GESTIONE.
  2. Nell’indicizzazione del modello C17 si utilizza il codice tipo documento 99 - ALTRO DOCUMENTO o 98 - DOCUMENTO AD USO INTERNO.
  3. Il documento di riconoscimento dei firmatari autografi della procura speciale viene erroneamente aggregato alla procura stessa nel corpo di un unico file; il file viene poi erroneamente indicizzato con il codice tipo documento 99-ALTRO DOCUMENTO.
  4. Nell’indicizzazione del file del bilancio d’esercizio viene utilizzato un codice atto errato (es. 711 - BILANCIO ORDINARIO quando in realtà si tratta di un bilancio abbreviato, il cui codice atto è 712).
  1. Verificare sempre se il codice riferito ad un tipo di documento esista già; solo se non esiste, utilizzare il codice tipo documento 99 - ALTRO DOCUMENTO, senza dimenticare di compilare il campo della descrizione a testo libero.
  2. Se non correttamente indicizzato, il modello C17 non può essere avviato alla acquisizione da parte del Ministero dello Sviluppo Economico; in sostanza non raggiunge l'Albo delle Cooperative cui è destinato. Utilizzare il codice tipo documento C17-MODULO ALBO COOPERATIVE.
  3. Acquisire tramite scanner i due documenti (documento di riconoscimento e procura speciale) salvandoli separatamente in due file distinti; quello che contiene il documento di riconoscimento deve essere indicizzato con il codice tipo documento E20, mentre quello che contiene la procura deve essere indicizzato con il codice tipo documento 99 - ALTRO DOCUMENTO, inserendo nella descrizione “procura speciale”.
  4. Prestare attenzione nell’indicare il codice atto corrispondente al tipo di bilancio allegato.

Ultima modifica

26/12/2010
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