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FORMATO ELETTRONICO DEGLI ATTI

L’art. 6 del DPCM 10.12.2008 dispone tra gli atti per i quali vi è l’obbligo di depositare o di iscrizione nel Registro Imprese devono essere rappresentati come documenti informatici secondo le specifiche tecniche XML definite dal CNIPA.

Le specifiche tecniche del formato XML per tali tipi di atti non sono state ancora definite e, quindi, ai sensi della citata disposizione gli obbligati devono, nell’attesa, allegare all’istanza un documento informatico in formato PDF/A.

Il mancato utilizzo del formato PDF/A è causa di rifiuto d’iscrizione da parte del Conservatore ai sensi dell’art. 7 del citato DPCM.

Si ribadisce che tale formato è richiesto solo per gli atti da depositare o iscrivere al Registro Imprese, quindi non è necessario per gli allegati, per i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia né per i documenti relativi al REA.

ATTI VOLUMINOSI

Eventuali documenti, allegati all’atto oggetto del deposito, particolarmente voluminosi o di formato fuori standard (A4), possono essere presentati presso l’ufficio registro imprese su CD-ROM ovvero, previo accordi con il singolo ufficio, in modo cartaceo. In questi casi, il documento non è soggetto all’imposta di bollo essendo quest’ultima assolta in modo virtuale dalla domanda presentata per via telematica.

In alternativa è possibile dividere il documento in più parti, che verranno inviate separatamente con più trasmissioni, ognuna accompagnata dal relativo modulo fedra (es. “S2, prima parte” – “S2, seconda parte” – ecc.).

In questo caso occorre prestare attenzione a due accorgimenti:

  • nel quadro note del modello fedra relativo al secondo e ai successivi invii è opportuno indicare: “invio collegato all’istanza codice n. xxxxxxxxxxxxx in prot. n. xxxxxxxx”;
  • il secondo e successivi invii vanno trasmessi con la funzione “reinvio” e quindi senza attribuzione di nuovo protocollo.

L’ufficio provvederà a collegare le istanze e a trattenere una sola volta l’imposta di bollo ed i diritti di segreteria.

I testi diversi dal formato “A4” devono essere suddivisi o ridotti al fine di rientrare nella dimensione A4

 

ATTI PUBBLICI 

Va allegato alla pratica un file contenente l’atto pubblico sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal notaio con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Le copie informatiche predisposte dai notai devono essere autenticate in conformità alle disposizioni di cui all’art. 23 del D.Lgs.n. 82/2005. In particolare dette copie informatiche dovranno essere autenticate dal notaio ai sensi degli artt. 2714 e 2715 cod. civ., con apposizione della seguente formula di autenticazione in calce alla copia informatica: “Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell’art. 23 commi 3,4 e 5 del D.Lgs. 82/2005, che si trasmette ad uso Registro Imprese”

 

Ricevuta della liberazione dei conferimenti in denaro (ricevuta del 25% o 100%)

Va allegato alla pratica un file contenente la ricevuta comprovante l’avvenuta liberazione dei conferimenti in denaro sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal notaio con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico con apposizione della seguente formula di autenticazione in calce alla copia informatica: “Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell’art. 23 commi 3, 4 e 5 del D.Lgs. 82/2005, che si trasmette ad uso Registro Imprese”. In alternativa, il notaio può inserire nell’atto una dichiarazione in cui si attesta che i soci hanno esibito allo stesso la ricevuta comprovante l’avvenuta liberazione dei conferimenti in denaro.

 

Relazione di stima

Va allegato alla pratica un file contenente la perizia di stima sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal notaio con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: “Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell’art. 23 commi 3, 4 e 5 del D.Lgs. 82/2005, che si trasmette ad uso Registro Imprese”

 

 

SCRITTURE PRIVATE AUTENTICATE

Per quanto riguarda le scritture private autenticate, valgono le medesime regole previste per gli atti pubblici, per cui in forza dell’art. 31 della legge 340/2000, il notaio è legittimato a presentare le relative domande di iscrizione, ivi compresa la cancellazione a seguito dello scioglimento senza messa in liquidazione. 

 

SCRITTURE PRIVATE NON AUTENTICATE

 

Atti soggetti ad iscrizione (es. progetti di fusione e scissione, atti costitutivi/modificativi di società semplici)

 

Va allegato alla pratica un file contenente il progetto di fusione / scissione sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: “Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese”

 

Verbali e decisioni non soggetti a iscrizione o deposito (es. atti di nomina, ecc.)

Va allegato alla pratica un file contenente il verbale (anche mediante estratto dal libro verbali), sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. 

 

Si ricorda che ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 82/2005 “Il documento informatico ha l’efficacia probatoria prevista dall’art. 2712 del codice civile, riguardo ai fatti e alle cose rappresentate” e che “Il documento informatico, quando è sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed è generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto”

 

Verbali e decisioni soggetti a iscrizione o deposito, bilanci di esercizio e situazioni patrimoniali di consorzi

Va allegato alla pratica un file contenente il documento sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: “Copia su supporto informatico conforme all’originale documento su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese” oppure “Il sottoscritto (cognome e nome) dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società”.

 

Provvedimenti giudiziari e atti rilasciati da altre autorità (es. certificato di morte, certificato di iscrizione della società estera, ecc.)

Va allegato alla domanda un file contenente il documento (scannerizzato) sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico.

Nello stesso documento ovvero nel modulo NOTE, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: “Copia su supporto informatico conforme all’originale documento su supporto cartaceo, ai sensi dell’articolo 19 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese”.

 

DOCUMENTI DI IDENTITA’

Quando previsto, vanno allegati alla domanda/denuncia i file contenenti i documenti di identità dei firmatari autografi, in corso di validità.

Al file contenente i documenti di identità dovrà essere assegnato il “codice documentoE20 (documento di riconoscimento) e nessun codice atto.

 

MODELLO PROCURA

Il file contenente il “modello procura(modello predisposto dal Ministero dello Sviluppo Economico:allegato A) Circ. 3616/C del 15/2/2008 – ai fini della presentazione della Comunicazione Unica (art. 9 D.L. 7/2007 convertito in L. 40/2007) -ottenuto utilizzando uno scanner- deve essere allegato alla domanda/denuncia di iscrizione e sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Dovranno essere altresì allegati i file contenenti i documenti di identità dei firmatari (autografi) qualora la sottoscrizione autografa sul modello procura non sia stata autenticata dal notaio.

Per esigenze operative, è opportuno che il file contenente il “modello procura” sia distinto da quello (o da quelli) contenente i documenti di identità dei firmatari. Inoltre, al file contenente il modello procura dovrà essere assegnato il “codice documentoD01 (dichiarazione sostitutiva) e nessun codice atto.

 

IMPOSTA DI BOLLO

Il comma 1-ter dell’articolo 1 della tariffa degli atti, documenti e registri soggetti all'imposta di bollo fin dall'origine (annessa al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, sostituita dal D.M. 20 agosto 1992 e modificata con la L. 191/04), stabilisce i seguenti importi per "Domande, denunce ed atti che le accompagnano, presentate all'ufficio del Registro delle Imprese ed inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59".

  • Imprese individuali euro 17,50
  • Società di persone euro 59,00
  • Società di capitali euro 65,00
  • Altri soggetti collettivi iscritti nella sez. ord. euro 65,00

Sulla distinta di accompagnamento della domanda di iscrizione oppure su almeno un atto che per sua natura sia soggetto all’imposta dovranno essere riportati gli estremi relativi all’assolvimento dell’imposta di bollo o, in caso di esenzione, gli estremi normativi che ne prevedono l’esenzione.

 

BOLLO ASSOLTO IN ENTRATA

Nel caso l’imposta di bollo sia assolta virtualmente tramite la Camera di Commercio destinataria della domanda occorre inserire gli estremi della C.C.I.A.A. destinataria nell’apposito spazio previsto nel modello distinta.

 

BOLLO ASSOLTO IN ORIGINE 

Nel caso l’imposta sia assolta tramite dichiarazione presentata dal professionista all’Agenzia delle Entrate ai sensi dell’art. 2 DM 127/2002 , inserire la seguente dicitura:“Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite presentazione della dichiarazione di cui all’art. 2 D.M. 127/2002 inviata in data …….. prot. ……… al Ministero delle Finanze – Dip. Delle Entrate – Agenzia delle Entrate di ……..” nell’apposito spazio previsto nel modello distinta.

Se, invece, il libero professionista (es. notaio) è stato personalmente autorizzato dall’Amministrazione finanziaria alla riscossione in forma virtuale dell’imposta, e quindi intende provvedervi a tale titolo, dovrà indicare, in luogo dell’autorizzazione camerale, gli estremi della propria autorizzazione, inserendo la seguente dicitura: “Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite l’autorizzazione n. ……… del Ministero delle Finanze – Dip. Delle Entrate – Ufficio delle Entrate di ……………” nell’apposito spazio previsto nel modello distinta.

 

BOLLO ASSOLTO TRAMITE MODELLO UNICO INFORMATICO (M.U.I.) 

Con decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze in data 22/02/2007, pubblicato in Gazzetta Ufficiale al n. 51 del 02/03/2007 sono state modificate le tariffe relative all’imposta di bollo degli atti trasmessi per via telematica. In particolare è stata prevista una nuova tariffa di euro 156,00 per gli atti rogati, ricevuti o autenticati dai notai o da altri pubblici ufficiali da sottoporre a registrazione mediante l’utilizzo di procedure telematiche. Tale importo è altresì comprensivo dell’imposta dovuta sulle copie conformi di tali atti, incluse la copia dell’atto e la domanda da presentare al Registro Imprese.

Con risoluzione n. 353/E del 05/12/2007 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che solo per il n. 1) dell’art. 1 comma 1-bis.1) – per gli atti propri delle società e degli enti diversi dalle società non ricompresi nel comma 1-bis: importo euro 156,00- l’imposta di bollo è comprensiva anche dell’imposta dovuta per la copia dell’atto e per la domanda per il registro imprese. Invece, per gli atti di cui ai successivi n. 2) – per le procure, deleghe e simili: importo euro 30,00-, 3) – per gli atti di cessione di quote sociali: importo euro 15,00- e 4) – per tutti gli altri atti: importo euro 45,00- non è stata prevista analoga disposizione normativa, pertanto la domanda per il registro imprese dovrà essere corrisposta una ulteriore imposta di bollo.

I nuovi importi sono entrati in vigore il 17/03/2007 e la modalità prescritta dal citato decreto è diventata obbligatoria dall’ 1/06/2007.

Pertanto, da tale data, i notai devono inviare le istanze inserendo nella distinta Fedra gli estremi dell’assolvimento del bollo (assolto all’origine) indicando “Imposta di bollo assolta ai sensi del decreto 22 febbraio 2007 mediante M.U.I” Tali estremi andranno altresì indicati in calce all’atto. 

 

IMPOSTA DI REGISTRO

Per quanto riguarda gli atti notarili depositati dal notaio non è necessario, ai fini della ricevibilità o dell’istruttoria, acquisire informazioni circa la registrazione dell’atto.

Per tutti gli altri tipi di atti, soggetti a registrazione, qualora gli estremi di registrazione non siano desumibili dalla copia informatica dell’atto, sarà necessario allegare alla pratica un file (utilizzando lo scanner) contenente la ricevuta rilasciata dall’ufficio competente dell’Agenzia delle Entrate, sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato (o dall’eventuale procuratore speciale) ovvero apposita dichiarazione, contenuta nel documento soggetto a registrazione, in cui è indicata la data della registrazione e la dicitura “con numero in corso di attribuzione”.

 

DIRITTO ANNUALE

In caso di prima iscrizione, il versamento del diritto annuale può essere effettuato secondo una delle seguenti modalità:

•    versamento contestuale  alla presentazione della domanda, mediante selezione dell’importo dovuto in sede di protocollazione automatica, ovvero mediante autorizzazione all’addebito da parte dell’ufficio nel quadro “note” della pratica. 

•    versamento a mezzo F24, entro 30 giorni dalla presentazione della domanda. Nel caso il versamento sia già stato effettuato al momento della presentazione della domanda si invita ad allegare il file (ottenuto tramite scanner) contenente il modulo F24 utilizzato per il pagamento.

 

Per le pratiche non inviate telematicamente, ma scaricate su supporto informatico, non è ammesso l’invio per posta, ma solo la presentazione allo sportello. 

 

ISCRIZIONE DELL’INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Ai sensi dell’art. 16 comma 6 del D.L. 29.11.2008 n. 185 le società devono indicare il proprio indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese; la mancata indicazione di tale indirizzo costituisce causa di rifiuto d’iscrizione da parte del Conservatore.

Le società già iscritte alla data del 29/11/2008 hanno invece l’obbligo di comunicare l’indirizzo di PEC entro il 29/11/2011 senza pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.

Ultima modifica

11/10/2011
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